Le service des archives
Situé depuis le mois de décembre 2013 au 10, avenue du docteur Antoine Lacroix, les archives municipales conservent dans leurs magasins, des documents remontant à la création de la commune en décembre 1896.
Ouvert à tous sur rendez-vous, la consultation des documents est gratuite. Elle s’effectue sur présentation d’une pièce d’identité et dans le respect des règles de communicabilité.
La salle de lecture est équipée d’un poste informatique permettant la consultation des archives numérisées.
Le service des archives s’attache aussi à mettre en valeur la mémoire de la Ville et le patrimoine communal, à travers des publications, des animations ou des expositions.
Les missions du service
Par ses missions, le service d’archives municipales contribue à la bonne gestion de l’administration communale. Il permet également aux citoyens d’exercer leurs droits ou de retrouver les traces de leur passé. Il participe aussi à préserver le patrimoine qui compose la mémoire et l’histoire du Kremlin-Bicêtre.
Lorsqu’un service municipal n’a plus l’utilité quotidienne à consulter certains dossiers, il les confie au service des Archives en effectuant un versement. Les archivistes accompagnent les services pour les aider à préparer ce versement en respectant la réglementation en vigueur et définir ainsi la durée de conservation des documents.
Le service peut également recevoir des fonds d’origine privée (don, dépôt, acquisition).
Il peut s’agir des archives de particuliers ou d’associations par exemple, qui permettent d’avoir une autre vision de l’histoire locale.
Lorsqu’ils sont versés par les services municipaux, les documents sont accompagnés d’un inventaire qui les décrit précisément. Il s’agit du bordereau de versement qui permettra par la suite d’effectuer des recherches dans le fonds.
Lorsqu’ils proviennent d’un particulier, ils font immédiatement l’objet d’un tri, d’une description et éventuellement de leur numérisation par les archivistes.
Tous les documents sont systématiquement cotés.
L’ensemble de ces opérations facilitent les recherches et garantissent une bonne connaissance des fonds.
Les archivistes ont également pour mission de veiller à la bonne conservation des archives. Selon les différents types de documents, des normes climatiques précises doivent être respectées afin d’éviter la dégradation des supports.
Des mesures de conservation préventive ont été mises en place notamment lors de la consultation d’archives, et, chaque année de nombreux documents sont restaurés et font l’objet d’une numérisation afin de préserver le patrimoine de la Ville.
En outre, les données numériques nécessitent tout particulièrement de veiller au respect des règles de conservation afin d’assurer la pérennité, l’authenticité et l’intégrité de ces données dans le temps.
En vertu des différentes dispositions légales en matière de communicabilité des archives, le principe essentiel est l’accès de plein droit aux archives publiques à quiconque en fait la demande.
En respectant les différents délais de communicabilité des documents, la mission des archivistes est donc d’en faciliter l’accès aux citoyens.
Bien que leur rôle ne soit pas d’effectuer la recherche à la place des usagers, ils restent cependant disponibles pour les orienter dans leurs recherches et les guider dans les fonds.
Le service des Archives municipales développe régulièrement des actions de valorisation à partir des fonds de la ville comme la mise en œuvre d’ateliers pédagogiques et culturels, la participation à des expositions ou la rédaction de publications historiques. Il participe également à l’organisation d’événements en lien avec le patrimoine, la mémoire et l’histoire de la ville du Kremlin-Bicêtre.
Que conservons-nous ?
Par ces actions de collecte d’archives publiques et d’archives privées, le service des Archives municipales conserve des archives dites modernes (archives postérieures à 1789 et jusqu’au 31 décembre 1982) et des archives dites contemporaines (tous les documents postérieurs à 1982).
La ville du Kremlin-Bicêtre conserve des archives remontant à la création de la commune en 1896.
Elles sont classées jusqu’en 1940, de façon thématique : l’arrêté du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales fixe un cadre de classement répartissant les archives en séries et sous-séries.
A partir de 1940, les fonds sont classés en série continue W, c’est-à-dire dans l’ordre chronologique des entrées (1W, 2W, 3W…).