Le service des archives

Lorsqu’un service municipal n’a plus l’utilité quotidienne à consulter certains dossiers, il les confie au service des Archives en effectuant un versement. Les archivistes accompagnent les services pour les aider à préparer ce versement en respectant la réglementation en vigueur et définir ainsi la durée de conservation des documents.

Le service peut également recevoir des fonds d’origine privée (don, dépôt, acquisition).

Il peut s’agir des archives de particuliers ou d’associations par exemple, qui permettent d’avoir une autre vision de l’histoire locale.

Lorsqu’ils sont versés par les services municipaux, les documents sont accompagnés d’un inventaire qui les décrit précisément. Il s’agit du bordereau de versement qui permettra par la suite d’effectuer des recherches dans le fonds.

Lorsqu’ils proviennent d’un particulier, ils font immédiatement l’objet d’un tri, d’une description et éventuellement de leur numérisation par les archivistes.

Tous les documents sont systématiquement cotés.

L’ensemble de ces opérations facilitent les recherches et garantissent une bonne connaissance des fonds.

Les archivistes ont également pour mission de veiller à la bonne conservation des archives.  Selon les différents types de documents, des normes climatiques précises doivent être respectées afin d’éviter la dégradation des supports.

Des mesures de conservation préventive ont été mises en place notamment lors de la consultation d’archives, et, chaque année de nombreux documents sont restaurés et font l’objet d’une numérisation afin de préserver le patrimoine de la Ville.

En outre, les données numériques nécessitent tout particulièrement de veiller au respect des règles de conservation afin d’assurer la pérennité, l’authenticité et l’intégrité de ces données dans le temps.

En vertu des différentes dispositions légales en matière de communicabilité des archives, le principe essentiel est l’accès de plein droit aux archives publiques à quiconque en fait la demande.

En respectant les différents délais de communicabilité des documents, la mission des archivistes est donc d’en faciliter l’accès aux citoyens.

Bien que leur rôle ne soit pas d’effectuer la recherche à la place des usagers, ils restent cependant disponibles pour les orienter dans leurs recherches et les guider dans les fonds.  

Le service des Archives municipales développe régulièrement des actions de valorisation à partir des fonds de la ville comme la mise en œuvre d’ateliers pédagogiques et culturels, la participation à des expositions ou la rédaction de publications historiques. Il participe également à l’organisation d’événements en lien avec le patrimoine, la mémoire et l’histoire de la ville du Kremlin-Bicêtre.